Programma Bedrijfsvoering | Jaarstukken 2020

In 2020 hebben we de stapsgewijze verbetering van onze bedrijfsvoering voortgezet. Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de inhoudelijk programma's is noodzakelijk om snel en adequaat te reageren op veranderingen. De bedrijfsvoering voor diverse opgaven randvoorwaardelijk we hebben dan ook met focus verbeteringen doorgevoerd in zowel het reguliere werk als voor de doorontwikkeling van de basis van de bedrijfsvoering. Over het algemeen genomen komt het programma bedrijfsvoering uit binnen de financiële kaders en zijn de gestelde doelstellingen behaald. Dit kan worden gezien als een prestatie in het bijzondere afgelopen jaar dat zeker ook iets extra's heeft gevraagd van de ondersteuning vanuit bedrijfsvoering om aan alle (extra) uitdagingen het hoofd te bieden.

In 2020 zijn we conform begroting langs drie programmalijnen onze bedrijfsvoering gaan doorontwikkelen:
1. De benodigde digitale transformatie van bedrijfsvoeringsdisciplines om producten en diensten volgens de moderne digitale standaard te leveren en/of de diverse samenwerkingen (digitaal) te faciliteren;
2. Het beheer en de kwaliteit van data als fundament voor sturing, dienstverlening enom hier de benodigde stuurinformatie uit te destilleren om doelmatigheid binnen de programma's te realiseren. Dit uiteraard met voldoende oog voor privacy en informatieveiligheid;
3. De mens en organisatie; de werkprincipes en organisatielijnen met hierbij de juiste persoon op de juiste plaats en de bijbehorende doorontwikkeling van gevraagde kennis en vaardigheden en de organisatie.

Op deze drie programmalijnen zijn een aantal prioritaire bedrijfsvoeringsopgaven aangewezen waaraan is gewerkt om de bedrijfsvoering verder toekomstbestendig te maken. Het verder op orde brengen van de basis en de doorontwikkeling langs deze 3 lijnen leidt tot verbetering van de interne beheersing en maakt dat er sprake is van navolgbare processen en daarmee een transparante gemeente. Dit maakt dat de externe dienstverlening verbetert en de samenwerking met diverse ketenpartners zich verder kan ontwikkelen. Ook in 2020 heeft voorop gestaan dat de bedrijfsvoering de inhoudelijke programma's in staat moet stellen om de gestelde doelen voor burgers, ondernemers en ketenpartners te bereiken.

De inhoud verandert, Bedrijfsvoering verandert mee: Sturing langs de drie programmalijnen en de hierin aangemerkte prioritaire opgaven.
Wat hebben we daarvoor gedaan en bereikt?

1. Digitale transformatie
Om de benodigde digitale transformatie te organiseren en concretiseren is verder gewerkt aan de implementatie van de in 2019 vastgestelde Visie op Informatisering (I-visie). De digitale basis is doorontwikkeld en er zijn systeem en applicatietechnische verbeteringen doorgevoerd naast aandacht voor bewustwording en training. Bijvoorbeeld op het vlak van informatieveiligheid, informatiebeheer en digitale bewustwording.
Andere bedrijfsvoeringsprioriteiten op deze lijn zijn als volgt:

De basis op het gebied van datagedreven werken is verder uitgebouwd qua systematiek en door verbetering van systemen, werkprocessen en stuurinformatie. Tevens is de scope verruimd en hebben diverse initiatieven bijdragen om een volgende stap te zetten namelijk die van het organisatiebreed informatiegestuurd handelen. Hierbij is ook de samenwerking tussen Onderzoek en Statistiek en Informatiemanagement verder geïntensiveerd.
De facilitering van de digitale werkplek is in 2020 versneld uitgerold en gemoderniseerd.
De ingezetten ontwikkeling op het gebied van Business Intelligence heeft in 2020 informatie en data verder ontsloten en concrete stuurinformatie en dashboards opgeleverd. (Bijvoorbeeld op de gebieden Relatiemanagers, Omgevingswet, Werk en Inkomen, P&O, Corona dashboard). Hier zijn we tegen de uitdaging aangelopen dat er een grote behoefte op de verschillende domeinen aanwezig is wat voor een de spanning op de capaciteit en middelen heeft gezorgd continu om focus en prioriteren heeft gevraagd.
De focus in deze lijn heeft in 2020 ook op de doorontwikkeling van de programma indicatoren (Meetbaar Venlo) als belangrijk sturingsinstrument gezeten. Bij de begroting zijn aan de raad een verbeterde set indicatoren opgeleverd en is een vervolgtraject gestart met de auditcommissie de verdere doorontwikkeling richting 2021 te concretiseren. Hier zullen we samen naast de doorontwikkeling van de set programma indicatoren ook aandacht moeten hebben voor de beschikbaarheid van actuele gegevens om de voortgang op de indicatoren te meten en verantwoorden.
De ondersteuning, de werkprocessen en systemen van bedrijfsvoering zijn aangepast en doorontwikkeld om samen de gestelde doelen op bereikbaarheid, zichtbaarheid en transparantie te realiseren. Dit staat in directe relatie met de dienstverlening (bijv. vervanging telefooncentrale) en is in 2020 conform planning verlopen. Met uitzondering van de doorontwikkeling op het gebied van telecommunicatie (regionale GT-connect implementatie door VNG geannuleerd). Deze doorontwikkeling van de telecommunicatie zetten we nu met een eigen koers voort.

Bovenstaande vraagt aandacht, zorg en investering in informatieveiligheid en privacy (uitvoering privacy beleidsplan). In 2020 hebben we gemerkt dat door verhoogde bewustwording van medewerkers er meer meldingen zijn en advies wordt gevraagd op informatieveiligheid en privacy kwesties. Dit hebben we kunnen managen via de vastgestelde procedures (bv privacy reglement werknemers en beoordelingen van gegevensverwerkingen) en maar zorgt voor spanning tussen regulier werk en doorontwikkeling waarbij we doen wat wettelijk nodig is maar soms de ambitie op deze twee gebieden enigszins moeten bijstellen.

2. Beheer en kwaliteit van data
De diversiteit aan informatiestromen groeit, in brede zin hebben we ons informatiebeheer verder op orde moeten brengen en houden. Denk hierbij naast het beheer en de kwaliteit van data, specifiek aan dossiervorming en archivering.

In 2020 zijn er diverse interventies ingezet ter verbetering van de kaders, processen en techniek behorende bij archivering en informatiebeheer. Hierbij kunt u denken aan het opstellen van een normenkader voor informatiebeheer, keuze E-depot voorziening, vervangingsbesluit routinematige vervanging en het wegwerken van vrijwel alle achterstanden bij het digitaliseren van het analoge archief. De voorgenomen doelen zijn gerealiseerd waarbij we moeten opmerken dat de implementatie van de digitale handtekening nog niet zo breed is uitgerold als we zouden willen.
In 2020 hebben we ons gefocused op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken en houden van onze data voor de samenleving. Hierbij hebben we onder andere rekening gehouden met nieuwe wetgeving zoals het besluit digitale toegankelijkheid en de wet digitale overheid. We hebben ons content managementsysteem gemigreerd voor het beheer van de website, een verdere reductie van gemeentelijke websites in gang gezet en stappen gemaakt in de toegankelijkheid ervan.
We hebben stappen gezet in de organisatiebrede verbetering van onze datakwaliteit en de bijbehorende interne GEO-organisatie achter een groot gedeelte van deze data. Denk hierbij aan de kwaliteit van onze Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) of Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De organisatie en planning vanaf 2020 en richting 2021 en verder heeft de goedkeuring gekregen zowel het kadaster als de provincie en wekken vertrouwen maar dit uit zich nog niet in de juiste scores op alle kwaliteitsnormen. Een verbetering van kwaliteitsscores is verder in 2021 voorzien.
Voor een goed lopende ambtelijke organisatie zijn we vanuit de bedrijfsvoering verder druk doende geweest met de doorontwikkeling van goede monitoring en actuele stuurinformatie. Hier hebben de doorontwikkelingen in de P&C-Cyclus, de dashboards en een integrale auditkalender aan bijgedragen.

3. Mens en Organisatie
De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse en de programma’s stellen hoge eisen en vragen een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Door de corona maatregelen heeft digitaal werken een vlucht genomen en ondanks alle beperkingen is er in 2020 geïnvesteerd in de ontwikkeling van mens en organisatie. Dit uit zich in “harde” aspecten van systemen, applicaties en processen, zoals in de vorige twee paragrafen omschreven en “zachtere” aspecten als gewenste houding en gedrag, vaardigheden en de juiste persoon op de juiste plek.
Zo is er in 2020 o.a. gewerkt aan:

De nieuwe besturingsfilosofie. Het strategisch kader voor het college en de directie om de organisatie aan te sturen en het geeft medewerkers richting in de wijze waarop zij hun werk doen. In de besturingsfilosofie wordt de identiteit van onze organisatie omschreven in 3 kernwaarden: professioneel betrokken en vitaal. De introductie heeft, ondanks alle corona beperkingen op een moderne, interactieve manier plaatsgevonden. Ook is er een adoptiestrategie opgeleverd voor verdere borging in 2021.
Het geactualiseerde organisatiebesluit als actueel kompas waarlangs de organisatie is ingericht en rollen zijn vastgesteld.
Er zijn stappen gezet richting de financiële rechtmatigheidsverantwoording waar de gemeente binnen afzienbare tijd zelf voor verantwoordelijk gaat worden. Er heeft een scan plaatsgevonden als basis voor het plan van aanpak en er is een organisatievorm bepaald om in 2021 samen met verschillende disciplines de verdere benodigde stappen te zetten. We liggen op koers, eerst richting de verantwoordingsverklaring en uiteindelijk naar het bredere in control statement.
De doorontwikkeling van de P&C cyclus waarbij er tussen de hoofd -en sub administraties efficiëntere koppelingen zijn aangebracht, de interne controle is verbeterd, een verbeterde P&C gids is opgeleverd, en bovendien is het jaarrekening en traject voor de interim controle verder gedigitaliseerd.
De werkplek is gereed gemaakt voor digitaal vergaderen en voorzien van sensoring voor optimaal gebruik. Er zijn vanwege de huidige pandemie gebruiksprotocollen opgesteld en het stadskantoor is veilig ingeregeld.
HR-Beleidsagenda. Er is gestart met het samenstellen en uitvoeren van een integrale HR-beleidsagenda. In 2020 zijn er o.a. resultaten geboekt in de personeelsplanning en doorontwikkeling op teamniveau, de digitale HR gesprekscyclus, een arbeidsmarktcommunicatie campagne, traineeprogramma en de verdere uitrol van e-learning en certificering als tool voor permanente educatie.
Een management development programma voor teamleiders dat vanwege de huidige beperkingen op aangepaste wijze heeft plaatsgevonden.
De doorontwikkeling en optimalisering van programmatisch werken. Dit heeft o.a. vorm gekregen middels een MD traject voor programmamanagers en de programmadagen, waarin de onderlinge samenwerking tussen programma- en lijnsturing binnen het stuurhuis van onze organisatie verder is verfijnd.
Het proces van begroting en teamplannen is verder uitgelijnd evenals de vertaling naar benodigde capaciteit en bijbehorende strategische personeelsplanning. Dit heeft geleid tot teamplannen die nog beter aansluiten bij de begroting, de inhoud als centraal vertrekpunt en het weloverwogen invullen van de taakstelling op de organisatie (verwerking VoRap 2021).