Rechtmatigheid begrotingsafwijkingen

Uw gemeenteraad heeft 27 januari 2021 het controleprotocol 2020 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen dienen te worden toegelicht. In het controleprotocol 2020 van de auditcommissie wordt naar de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV verwezen. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in, geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
6. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.
   - geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
7. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.
   - jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Daarnaast heeft uw raad aanvullend vastgesteld dat de volgende begrotingsoverschrijdingen niet moeten meewegen bij het oordeel van de onafhankelijk accountant:
a. overschrijdingen die het gevolg zijn van toegerekende ambtelijke salariskosten;
b. overschrijdingen die zich voordoen op het taakveld “Overhead” voor zover betrekking hebbende op toegerekende overhead aan projecten, het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;
c. kredietoverschrijdingen lager dan 10% van het totale krediet met een gelimiteerd bedrag van € 200.000;
d. overschrijdingen die onderdeel zijn van de prognoses zoals vermeld in de voortgangsrapportage (VoRap) en de financiële rapportage (FinRap). Conform Financiële Vordening Gemeente Venlo 2016 artikel 3 lid 2 informeert het college de raad via de VoRap en de FinRap als ze verwacht dat de lasten op programmaniveau aan het eind van het jaar de geautoriseerde lasten mogelijk overschrijden als gevolg van kostenoverschrijdingen die passen binnen bestaand beleid. Deze prognose hoeft niet te worden vertaald in een begrotingswijziging.
Voor de aanvullingen is uitgangspunt dat de overschrijdingen worden beschouwd als passend binnen het bestaand beleid, echter wel onder de voorwaarde dat ze goed herkenbaar zijn opgenomen in de analyses behorende bij de jaarrekening en van een goede en volledige toelichting worden voorzien.

Navolgend worden de in bovenstaande tabel gepresenteerde overschrijdingen (programma 3 en Algemene middelen), per programma, nader toegelicht.

Kostenoverschrijdingen van programma 3
De totale overschrijding op de lasten in programma 3 bedraagt € 48.000. De overschrijding is onder te verdelen over een aantal kleinere overschrijdingen waaronder een overschrijding van € 38.000 op 'werken in de openbare ruimte'. Tegenover deze overschrijding staan direct gerelateerde opbrengsten waarmee de overschrijding weliswaar niet rechtmatig is, maar daarmee niet mee telt voor het oordeel van de accountant. Gezien de hoogte van de overige overschrijdingen wordt hier niet nader op ingegaan.

Kostenoverschrijdingen binnen de Algemene Middelen
In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten binnen de Algemene Middelen benoemd.

Toelichting
Het grootste deel van de kostenoverschrijding binnen de overige algemene dekkingsmiddelen wordt veroorzaakt door hogere toevoegingen aan reserves dan begroot. Dit is conform bestaand beleid en ook via VoRap en FinRap prognoses gedeeld en telt daarmee niet mee voor het oordeel van de accountant.
Daarnaast wordt een deel van de overschrijding veroorzaakt door een overschrijding op de overheadkosten. Conform vastgesteld controleprotocol dienen deze overschrijdingen niet meegenomen te worden in het oordeel van de accountant. Daarnaast staan er direct gerelateerde inkomsten tegenover de overschrijding.
Tenslotte is een deel van de overschrijding op de lasten binnen de Algemene Middelen te verklaren door een overschrijding op 'OZB'. Tegenover de overschrijding op deze lasten staan echter direct gerelateerde inkomsten. De overschrijding is hiermee weliswaar niet rechtmatig, maar telt hierdoor niet mee voor het oordeel van de accountant.